Tietosuojaseloste
Mäntyharjun Kennelyhdistys ry:n jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste.
1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ
Rekisterinpitäjä: Mäntyharjun Kennelyhdistys ry (”Yhdistys”)
Osoite: Kalliotie 26, 52700 Mäntyharju
Sähköposti: kennelyhdistys.mantyharju@gmail.com
Yhteyshenkilö: Markku Puumalainen, Mäntyharjun Kennelyhdistys ry:n puheenjohtaja
2. REKISTERÖIDYT
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä Yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE JA KÄYTTÖTARKOITUS
Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).
Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Rekisteröidyn terveystietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, esimerkiksi tapahtumaosallistumisen peruuntuessa osallistumismaksun palauttamiseen.
Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi. Henkilötunnuksia käsitellään vain siinä tapauksessa, että sen käsittelyyn on jokin lakisääteinen peruste.
4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Yhdistyksen toimintaan liittyvissä tapahtumissa käsitellään myös oikeutettuna etuna tapahtuman järjestämiseksi välttämättömiä tietoja.
Käsiteltäviä tietoja ovat:
Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
Rekisteröidyn osoitetiedot ja kotipaikka;
Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
Rekisteröidyn puhelinnumero;
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot;
Rekisteröidyn jäsennumero ja jäsenlaji sekä jäsenyyden kesto;
Rekisteröidyn henkilötunnus tarvittaessa ja lakisääteisen tietojen käsittelyperusteen täyttyessä;
Rekisteröidyn luottamustehtävä yhdistyksessä.
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyiltä itseltään sekä muilta toimintaan kiinteästi liittyviltä yhdistyksiltä ja seuroilta.
6. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN JA TIETOTURVA
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Pääsy tietokantaan tai yksilöllisiin tietoihin on suojattu normaaleilla tietoturvamenettelyillä käyttöoikeuksineen, salasanoineen ja palomuureineen. Pääsy sovelluksiin on suojattu käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Sovelluksia käytetään julkisesta internetistä suojattujen verkkoyhteyksien kautta. Sähköpostiliikenteessä käsiteltäviä henkilötietoja siirretään yhdistyksen itse hallinnoimissa sähköpostiosoitteissa tai pilvipalveluissa, joiden tietoturvallisuus on varmistettu tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisiksi.
Henkilötietoja käsittelevät Yhdistyksen luottamushenkilöt ja yhteistyökumppanit ovat sitoutuneet noudattamaan yhdistyksen henkilötietojen käsittelyperiaatteita tietosuojaselosteen mukaisesti.
7. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA SIIRROT
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.
Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Yhdistyksen järjestelmätoimittajat ovat sitoutuneet ylläpitämään henkilörekisterin sisältämät tiedot salassa ja käsittelemään tietoja huolellisesti ja luottamuksellisesti tietosuoja-asetuksen vaatimuksen huomioon ottaen.
8. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä myös muita palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan aina jollakin alla mainitulla, lainmukaisella perusteella:
Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
Yhdistys on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita. Rekisteröidyllä on tällöin oikeus saada jäljennös kyseisistä vakiolausekkeista ottamalla yhdistykseen yhteyttä Yhteydenotot-kohdassa kuvatun mukaisesti; tai
Rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa henkilötietojensa siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan kymmenen vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei edellytä Yhdistystä säilyttämään tietoja.
10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät tiedote- ja markkinointiviestit).
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
vaatia henkilötietojensa poistamista;
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu ja
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
11. OIKEUS VALITTAA VALVONTAVIRANOMAISELLE
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
12. YHTEYDENOTOT
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse kohdassa 1. ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Rekisteröidyn pyynnön voi esittää rekisteröity itse tai hänen valtuuttamansa edustaja.
13. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.9.2025.